KISS for your emails

Im Sommer haben E-Mail-Responder Hochsaison. Es scheint fast so, dass sich nur noch die automatischen E-Mailagenten untereinander darüber austauschen, welches »Herrchen« oder »Frauchen« am längsten Urlaub hat. Aber vielleicht noch besser als bei unseren geliebten Haustieren kann man bei den E-Mail-Abwesenheitsnotizen gewisse Rückschlüsse auf den Charakter des Besitzers ziehen. Und zunehmend auch auf die individuellen Ortskenntnisse im Raum der englischen Sprache. Schauen wir uns das Muster »kommunikativ/extrovertiert« an:

Dear Sirs,

thank you for sending me your E-mail. Currently I am on holidays in the Carribics. My E-mails will be read and responded by my boss himself. You do not have to resend the E-mail.

Dear greetings

Klar erkennbar hier der nicht ganz subtile Hinweis auf die Premium-Urlaubslage, korrekt wäre übrigens »in the Caribbean«. Die Anrede »Dear Sir or Madam« würde den schlechten Eindruck verhindern, den auch »Sehr geehrte Herren« im Deutschen hinterließe. Und letztlich wird es auch niemanden interessieren, wie die Büroorganisation um den urlaubenden Mitarbeiter herumgeführt wird.

Sprachlich suboptimal ist auch diese automatische Antwort:

I will be back in the office on 10/08/2011 from 13:00h. I will answer your mail after my return.

Obwohl sie immerhin angibt, wann denn der Ansprechpartner wieder da ist. Hierbei könnte jedoch die Datumsangabe zu Verwirrung führen, denn 10/08/2011 ist in Europa der 10. August 2011, in den USA aber der 8. Oktober 2011. Auf der sicheren Seite ist derjenige, der den Monat ausschreibt. Die Angabe der Uhrzeit ist jedoch selbst in Zeiten schneller Kommunikation unüblich. Leider fehlt der Hinweis, wer denn in dringenden Fällen helfen könnte.

Für die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Antwort möchte ich daher Ihnen ein Prinzip ans Herz legen, das im Büroalltag viel zu wenig beachtet wird: KISS. Bevor Sie jetzt aber über den Schreibtisch hechten, um endlich Ihre attraktive Kollegin zu herzen oder dem Büroboten um den Hals fallen, lassen Sie sich bitte erklären, wofür dieses Akronym steht: Unhöfliche Personen übersetzen es mit »Keep it simple, stupid«, was in etwa »Mach’s kurz, du Dussel« bedeutet. Höflichere Menschen meinen damit »Keep it short and simple«, sprich »kurz und knapp«. Hierzu mein Vorschlag:

Thank you for your email. I am out of the office until 24 December, 2011.

If you need immediate assistance, please contact Jane Doe at phone 555-123-456, email: jane@example.com.

Dann noch Ihre normale E-Mail-Signatur unter die Nachricht und ab geht’s in den Urlaub. In diesem Sinne: KISS!

zurück